KPI's kiezen die er echt toe doen

KPI's, kernprestatie-indicatoren, zijn de cijfers waarop je je bedrijf stuurt. Goed gekozen helpen ze je de juiste dingen te doen en op tijd bij te sturen. Verkeerd gekozen leiden ze af, geven ze een vals gevoel van controle, of sturen ze zelfs het verkeerde gedrag aan. En precies daar gaat het vaak mis: bedrijven meten wat makkelijk te meten is in plaats van wat er werkelijk toe doet, of ze meten zoveel dat door de bomen het bos niet meer te zien is. Goede KPI's kiezen is daarom een vaardigheid die de moeite van het leren waard is.

In dit artikel lees je hoe je KPI's kiest die er echt toe doen. Je leert wat een KPI tot een goede maakt, hoe je ze afleidt uit wat belangrijk is voor je bedrijf, en welke valkuilen je vermijdt. Want het doel van een KPI is niet meten om het meten, maar je helpen betere beslissingen te nemen en de juiste dingen te doen.

Wat een KPI is, en wat niet

Een KPI is een meetbaar getal dat laat zien hoe goed je presteert op iets wat belangrijk is voor je bedrijf. De nadruk ligt op "belangrijk": een KPI is niet zomaar een cijfer dat je bijhoudt, maar een cijfer dat ertoe doet voor je doelen. Het verschil tussen een getal en een KPI is dat een KPI gekoppeld is aan iets wat je wilt bereiken.

Dat onderscheid is cruciaal. Je kunt eindeloos veel dingen meten, maar de meeste cijfers zijn geen KPI's, het zijn gewoon getallen. Een KPI verdient die status alleen als hij je helpt te zien of je op koers ligt voor wat je belangrijk vindt, en je aanzet tot actie als dat niet zo is. Als een cijfer geen beslissing of actie beïnvloedt, is het geen KPI maar ruis.

Wat een goede KPI kenmerkt

Niet elk cijfer leent zich als KPI. Goede KPI's delen een aantal kenmerken.

Gekoppeld aan een doel. Een goede KPI meet iets wat bijdraagt aan wat je wilt bereiken. Zonder dat doel weet je niet of het cijfer goed of slecht nieuws is.

Beïnvloedbaar. Je moet er iets aan kunnen doen. Een KPI die je niet kunt beïnvloeden, is interessant maar niet stuurbaar, en dus geen goed stuurmiddel.

Helder en eenduidig. Iedereen moet hetzelfde verstaan onder de KPI. Een vaag gedefinieerd cijfer leidt tot discussie over wat het betekent.

Tijdig. Een KPI die je pas veel te laat ziet, helpt niet om bij te sturen. Hoe actueler, hoe bruikbaarder.

Eerlijk. Een goede KPI is moeilijk te manipuleren en geeft een eerlijk beeld. Een KPI die makkelijk mooier te maken is dan de werkelijkheid, stuurt verkeerd gedrag aan.

Hoe je de juiste KPI's kiest

De beste manier om tot goede KPI's te komen, is van boven naar beneden werken: van wat belangrijk is naar wat je meet, niet andersom.

Stap 1: bepaal wat er werkelijk toe doet. Wat wil je bereiken, en wat zijn de belangrijkste dingen die daarvoor goed moeten gaan? Begin bij je doelen, niet bij de beschikbare cijfers.

Stap 2: bepaal per doel hoe je succes herkent. Voor elk belangrijk doel: waaraan zie je of het goed gaat? Dat is de basis voor je KPI. Soms is dat direct een cijfer, soms moet je nadenken over hoe je het meetbaar maakt.

Stap 3: kies een klein aantal. Beperk je tot de KPI's die er echt toe doen. Een handvol goede KPI's stuurt beter dan tientallen die afleiden. Als alles belangrijk is, is niets belangrijk.

Stap 4: definieer ze helder. Leg precies vast wat elke KPI inhoudt en hoe je hem berekent, zodat er geen verwarring ontstaat.

Stap 5: koppel ze aan actie. Spreek af wat je doet als een KPI de verkeerde kant op gaat. Een KPI zonder gekoppelde actie is een thermometer zonder dat iemand iets met de temperatuur doet.

De valkuilen

Meten wat makkelijk is. De grootste valkuil: cijfers kiezen omdat ze voorhanden zijn, niet omdat ze ertoe doen. Begin bij wat belangrijk is, ook als dat lastiger te meten is.

Te veel KPI's. Een dashboard vol cijfers waar niemand op stuurt. Minder is meer: een paar KPI's waar je echt naar handelt, verslaan een overvloed die afleidt.

IJdelheidscijfers. Cijfers die indrukwekkend ogen maar geen echte waarde meten, zoals een groot totaal dat los staat van of het bedrijf er beter van wordt. Ze geven een goed gevoel maar sturen niet.

KPI's die verkeerd gedrag aansturen. Als een KPI te eenzijdig op één ding stuurt, kan hij ongewenst gedrag uitlokken. Bijvoorbeeld puur op snelheid sturen kan ten koste van kwaliteit gaan. Kies KPI's die het geheel in balans houden.

Meten zonder handelen. KPI's bijhouden maar er niets mee doen. De waarde zit in het bijsturen op basis van wat je ziet, niet in het meten zelf.

Veelgestelde vragen

Wat is een KPI?

Een KPI (kernprestatie-indicator) is een meetbaar getal dat laat zien hoe goed je presteert op iets wat belangrijk is voor je bedrijf. Het verschil met een gewoon getal is dat een KPI gekoppeld is aan een doel: hij helpt je zien of je op koers ligt en zet aan tot actie als dat niet zo is. Een cijfer dat geen beslissing of actie beïnvloedt, is geen KPI maar ruis.

Hoeveel KPI's moet ik hebben?

Een klein aantal, dat je echt gebruikt. Een handvol goede KPI's stuurt beter dan tientallen die afleiden. Als alles belangrijk is, is niets belangrijk. Beperk je tot de cijfers die er werkelijk toe doen voor je belangrijkste doelen, en waar je ook daadwerkelijk naar handelt. Liever vijf KPI's waar je op stuurt dan vijfentwintig die je dashboard vullen maar niemand gebruikt.

Hoe kies ik de juiste KPI's?

Werk van boven naar beneden: begin bij wat je wilt bereiken en wat daarvoor goed moet gaan, en leid daar je KPI's uit af, niet andersom. Bepaal per doel waaraan je succes herkent, kies een klein aantal, definieer ze helder, en koppel aan elke KPI een actie voor als hij de verkeerde kant op gaat. Begin bij wat belangrijk is, niet bij welke cijfers toevallig voorhanden zijn.

Wat zijn ijdelheidscijfers?

IJdelheidscijfers (vanity metrics) zijn cijfers die indrukwekkend ogen maar geen echte waarde meten, zoals een groot totaal dat los staat van of je bedrijf er beter van wordt. Ze geven een goed gevoel maar helpen niet bij beslissingen. Een goede KPI meet iets wat er werkelijk toe doet en beïnvloedbaar is; een ijdelheidscijfer ziet er mooi uit maar stuurt nergens op.

Kan een KPI verkeerd gedrag aansturen?

Ja, en dat is een belangrijke valkuil. Als een KPI te eenzijdig op één ding stuurt, kan hij ongewenst gedrag uitlokken: puur op snelheid sturen kan bijvoorbeeld ten koste van kwaliteit gaan. Kies daarom KPI's die het geheel in balans houden, en wees alert op of een cijfer het juiste gedrag aanmoedigt. Een KPI die makkelijk mooier te maken is dan de werkelijkheid, stuurt bijna altijd verkeerd.

---