Vrijwel elk bedrijf gebruikt Microsoft 365, en betaalt voor veel meer dan het benut. Hier lees je hoe je de licenties, samenwerking, automatisering en beveiliging goed inricht.
Vrijwel elk Nederlands bedrijf met digitale werkplekken gebruikt Microsoft 365. En vrijwel elk van die bedrijven gebruikt een fractie van wat het betaalt. Microsoft 365 is geen mailprogramma met wat extra's, het is een compleet platform voor samenwerken, documentbeheer, communicatie en automatisering. Maar omdat het geleidelijk is gegroeid en niemand het ooit echt heeft ingericht, blijft het meeste potentieel onbenut terwijl de rekening elke maand doorloopt.
In deze gids lees je wat Microsoft 365 werkelijk te bieden heeft voor een bedrijf met 15 tot 250 werkplekken, hoe de licenties en kosten in elkaar zitten, en waar de meeste winst te halen valt. Geen verkooppraat van Microsoft, wel een nuchtere blik op wat je hebt, wat je betaalt en wat je ermee zou kunnen.
Veel bedrijven zien Microsoft 365 als "Office plus e-mail in de cloud". Dat klopt, maar het is een fractie van het verhaal. Het platform bestaat uit grofweg vier lagen.
De vertrouwde Office-programma's: Word, Excel, PowerPoint en Outlook, nu met cloudopslag en samenwerking. Dit is wat iedereen kent en gebruikt.
De samenwerkingslaag: Teams voor communicatie en vergaderen, SharePoint voor het delen en beheren van documenten, OneDrive voor persoonlijke opslag. Dit is waar de meeste onbenutte winst zit, want veel bedrijven gebruiken deze tools nauwelijks of verkeerd.
De automatiseringslaag: Power Automate voor workflows, Forms voor formulieren, Power Apps voor eenvoudige toepassingen. Dit zit vaak al in je abonnement maar wordt zelden ingezet, terwijl het juist hier handwerk kan vervangen.
De beveiligings- en beheerlaag: instellingen voor toegang, beveiliging, back-up en beheer van gebruikers. Cruciaal, en bij veel bedrijven onvoldoende ingericht.
Het verschil tussen een bedrijf dat Microsoft 365 "heeft" en een bedrijf dat het "gebruikt", zit in die laatste drie lagen.
Microsoft 365 kost geld op twee manieren tegelijk, en bij beide valt te besparen.
Je betaalt te veel of het verkeerde. Te zware licenties voor mensen die ze niet nodig hebben, licenties van vertrokken medewerkers die doorlopen, en losse tools die naast Microsoft 365 worden betaald terwijl de functionaliteit er al in zit. Hoe je dit opspoort lees je in Betaalt u te veel voor Microsoft 365? en in het bredere artikel over softwarekosten.
Je benut te weinig van wat je al betaalt. Dit is de grootste en minst zichtbare verspilling. Je betaalt voor een platform dat samenwerking, documentbeheer en automatisering kan verzorgen, maar het werk gebeurt nog in losse Excel-bestanden, rondgemailde bijlagen en handmatige processen. Je betaalt dan dubbel: voor de software én voor het handwerk dat die software had kunnen overnemen.
In dit dossier behandelen we Microsoft 365 vanuit de praktijk van het MKB. De belangrijkste onderwerpen:
Licenties en kosten. Welke licentie past bij welk type gebruiker, waar betaal je te veel, en hoe houd je de kosten onder controle. Begin bij Microsoft 365 licenties vergelijken.
Samenwerking inrichten. Hoe je Teams, SharePoint en OneDrive zo inricht dat ze werk besparen in plaats van verwarring scheppen. Want verkeerd ingericht maken deze tools het juist drukker.
Automatisering. Welke repeterende taken je met de ingebouwde tools kunt automatiseren zonder een ontwikkelaar in te huren.
Beveiliging. De belangrijkste instellingen om je bedrijf te beschermen, want de standaardinstellingen zijn niet altijd de veiligste.
De valkuil bij Microsoft 365 is dat bedrijven of niets doen (en het potentieel laten liggen) of alles tegelijk willen aanpakken (en vastlopen). De verstandige aanpak is gefaseerd.
Begin met de licenties. Dit levert direct geld op zonder dat er iets verandert aan hoe mensen werken. Een licentie-opschoning vindt vrijwel altijd besparingen.
Daarna de documentstructuur. Het verplaatsen van bestanden van losse plekken en mailboxen naar een goed ingerichte gedeelde omgeving bespaart zoektijd en lost versieverwarring op. Dit raakt aan documentbeheer.
Dan de samenwerking. Teams en de bijbehorende werkafspraken goed inrichten, zodat interne communicatie uit de e-mail verdwijnt en op een vindbare plek terechtkomt.
Tot slot de automatisering. Pas als de basis op orde is, loont het om repeterende processen te automatiseren met de tools die al in je abonnement zitten.
Elke stap levert op zichzelf al winst op, dus je hoeft niet op het eindplaatje te wachten om te beginnen. Begin bij de licenties, boek daar zichtbaar resultaat, en bouw vandaaruit verder.
Wat is het verschil tussen Office 365 en Microsoft 365?
Microsoft heeft Office 365 in 2020 hernoemd naar Microsoft 365, om aan te geven dat het meer is dan alleen de Office-programma's. De namen worden nog door elkaar gebruikt, maar het gaat in de praktijk om hetzelfde platform: de Office-apps plus de samenwerkings-, automatiserings- en beveiligingslagen eromheen.
Hebben we Microsoft 365 echt nodig of kan het goedkoper?
Voor de meeste bedrijven met digitale werkplekken is Microsoft 365 of een vergelijkbaar platform zoals Google Workspace praktisch onmisbaar. De vraag is niet zozeer of je het nodig hebt, maar of je de juiste licenties hebt en of je gebruikt wat je betaalt. Daar valt vrijwel altijd te besparen, zie ons artikel over te veel betalen.
Waarom benutten bedrijven maar een deel van Microsoft 365?
Omdat het platform geleidelijk is gegroeid en zelden bewust is ingericht. Mensen blijven werken zoals ze gewend zijn, in losse bestanden en e-mail, terwijl de betere manier al in het abonnement zit. Het kost eenmalig inrichtingstijd om over te stappen, en zonder die investering blijft het potentieel onbenut.
Is Microsoft 365 veilig genoeg uit zichzelf?
De basis is solide, maar de standaardinstellingen zijn niet altijd de veiligste. Een aantal belangrijke beveiligingsinstellingen, zoals tweefactorauthenticatie, moet je zelf goed inrichten. De moeite waard, want het beschermt tegen de meest voorkomende aanvallen.
Waar levert het inrichten van Microsoft 365 het meeste op?
Bij de meeste bedrijven in deze volgorde: eerst de licenties opschonen (direct geld), dan de documentstructuur op orde brengen (bespaart zoektijd), dan de samenwerking inrichten (haalt e-mail weg), en tot slot automatiseren. Elke stap levert op zichzelf al winst op.
---
Business Basic, Standard of Premium? Vergelijk de Microsoft 365 licenties voor het MKB en ontdek welke past bij welk type gebruiker, zonder te veel te betalen.
Veel bedrijven betalen tot dertig procent te veel voor Microsoft 365. Ontdek de 7 meest gemaakte fouten en hoe je ze opspoort en herstelt.
SharePoint goed inrichten bespaart zoektijd en versieverwarring. Lees de best practices voor het MKB en voorkom de fouten die er chaos van maken.
Microsoft Teams kan e-mail en vergaderingen flink terugdringen, mits je het goed inricht. Lees hoe je Teams structureert met de juiste kanalen en afspraken.
OneDrive of SharePoint, waar hoort welk bestand? Lees de heldere vuistregel die versieverwarring en zoektijd voorkomt in je Microsoft 365-omgeving.
Power Automate zit al in je Microsoft 365-abonnement. Ontdek 15 concrete automatiseringen voor het MKB die handwerk vervangen en direct tijd besparen.
De standaardinstellingen van Microsoft 365 zijn niet de veiligste. Ontdek de 10 belangrijkste beveiligingsinstellingen voor het MKB en bescherm je bedrijf.
