Cloud software vergelijken: keuzemodel per categorie met prijzen
De markt voor cloud software telt meer dan 15.000 SaaS-producten. Elke categorie heeft 10 tot 50 serieuze aanbieders. Dit zijn de eerlijke vergelijkingstabellen per categorie met reële prijzen en een keuzemodel voor het MKB.
Cloud software (SaaS) is abonnementsgebaseerd, altijd up-to-date en toegankelijk vanaf elk apparaat. De prijs lijkt laag per maand maar bij 20 gebruikers en 8 tools loopt de jaarrekening al snel op tot €30.000 tot €60.000. Kiezen op maandprijs is de duurste fout.
Categorie 1: Productiviteitssuite
De productiviteitssuite (e-mail, agenda, documenten, communicatie) is de belangrijkste cloud-aanschaf. Ze bepaalt de rest van je toolkeuzes.
| Suite | Prijs/gebruiker/maand | E-mail + agenda | Office-apps desktop | Teams/chat | Opslag | Beveiliging (MFA) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | €5,60 | Ja | Nee (alleen web) | Ja | 1 TB | Basis |
| Microsoft 365 Business Standard | €11,70 | Ja | Ja | Ja | 1 TB | Basis |
| Microsoft 365 Business Premium | €21,90 | Ja | Ja | Ja | 1 TB | Uitgebreid (EDR, MDM) |
| Google Workspace Starter | €5,75 | Ja | Ja (web-only) | Google Meet | 30 GB | Basis |
| Google Workspace Business | €11,50 | Ja | Ja (web) | Ja | 2 TB | Goed |
| Google Workspace Enterprise | €17,25 | Ja | Ja | Ja | 5 TB | Uitgebreid |
| Zoho Workplace | €3 | Ja | Ja (web) | Cliq | 30 GB | Basis |
Keuzeregel: gebruik je dagelijks Word, Excel en PowerPoint op desktop? Kies Microsoft. Werkt het team volledig in de browser en Google-tools? Kies Google Workspace. Begint een startup met klein budget? Overweeg Zoho.
Categorie 2: Videoconferentie
| Tool | Prijs/maand | Deelnemers | Opnameduur | Transcriptie | Best voor |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Teams | Inbegrepen M365 | 1.000 | Onbeperkt (SharePoint) | Ja (AI) | M365-gebruikers |
| Zoom Pro | €13,99/host | 100 | 5 GB cloudopslag | Ja (betaald) | Eenvoud, externe meetings |
| Zoom Business | €18,99/host | 300 | Onbeperkt | Ja | Grotere teams |
| Google Meet | Inbegrepen Workspace | 500 | Ja (Drive) | Ja | Google-gebruikers |
| Webex | €12-€20/host | 200 | Ja | Ja | Enterprise security |
| Whereby | €6-€9/host | 50 | Nee | Nee | Kleine teams, eenvoud |
Als je al Microsoft 365 of Google Workspace hebt, is een aparte videoconferentiepremium zelden nodig. Zoom toevoegen naast Teams is een van de meest voorkomende dubbele kosten.
Categorie 3: Cloudopslag en documentbeheer
| Tool | Prijs/gebruiker/maand | Opslag | Versiebeheer | Externe sharing | Rechtenbeheer | Best voor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| OneDrive for Business | Inbegrepen M365 | 1 TB/gebruiker | 500 versies | Ja | Via M365-groepen | M365-gebruikers |
| SharePoint Online | Inbegrepen M365 | 1 TB + 10 GB/lic | Ja | Ja | Uitgebreid | Teams, afdeling-sites |
| Google Drive for Workspace | Inbegrepen Workspace | 30 GB-5 TB | Ja | Ja | Goed | Google-gebruikers |
| Dropbox Business | €15-€20 | 5 TB (team) | 180 dagen | Ja | Goed | Cross-platform teams |
| Box Business | €15-€20 | Onbeperkt | Onbeperkt | Ja | Uitgebreid | Compliance-heavy |
| Egnyte | €10-€25 | Onbeperkt | Ja | Ja | Enterprise | Hybrid cloud/on-premise |
Categorie 4: Project- en taakbeheer
| Tool | Prijs/gebruiker/maand | Tijdregistratie | Gantt | Rapportage | Integraties | Best voor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Planner | Inbegrepen M365 | Nee | Nee | Basis | M365 native | Eenvoudige takenlijsten |
| Asana Starter | €10,99 | Nee | Ja | Goed | 200+ | Teams 5-100 mw |
| Monday.com Basic | €9 | Nee | Ja | Goed | 200+ | Visuele werkstromen |
| Trello Standard | €5 | Nee | Via Power-Up | Beperkt | Zapier | Klein team, simpel |
| ClickUp Business | €12 | Ja | Ja | Uitgebreid | 1.000+ | Power users |
| Notion Plus | €8 | Nee | Via database | Beperkt | 50+ | Wiki + projecten |
TCO-berekening: het echte kostenplaatje
Voorbeeld voor een team van 25 medewerkers met een typische SaaS-stack:
| Tool | Prijs/mw/maand | Maandkosten | Jaarkosten |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Premium | €21,90 | €547,50 | €6.570 |
| Zoom Business (25 hosts) | €18,99 | €474,75 | €5.697 |
| Dropbox Business (25 mw) | €20 | €500 | €6.000 |
| Asana Premium (15 actieve mw) | €10,99 | €164,85 | €1.978 |
| Slack Pro (25 mw) | €6,67 | €166,75 | €2.001 |
| Subtotaal | €1.853,85 | €22.246 |
Wat overbodig is als je M365 Business Premium al hebt:
- Zoom: Teams vervangt dit voor €0
- Dropbox: OneDrive + SharePoint vervangt dit voor €0
- Slack: Teams-chat vervangt dit voor €0
Geoptimaliseerde stack (alleen Business Premium + Asana):
| Tool | Maandkosten | Jaarkosten |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Premium | €547,50 | €6.570 |
| Asana Starter (15 mw) | €164,85 | €1.978 |
| Totaal | €712,35 | €8.548 |
Besparing: €13.698/jaar door duplicaten te elimineren.
Praktijkscenario: ingenieursbureau bespaart €14.400 per jaar
Een ingenieursbureau met 24 medewerkers betaalde voor Microsoft 365 Business Standard (€11,70), Zoom Business (€18,99), Dropbox Business (€20), en Slack Pro (€6,67). Totaal: €57,36/gebruiker/maand = €16.519/jaar.
Na analyse:
- Microsoft 365 Business Standard bevatte al Teams (videoconferentie), OneDrive/SharePoint (opslag), en Teams-chat
- Zoom, Dropbox en Slack werden niet meer gebruikt nadat medewerkers wisten dat Teams dit kon
Actie: Zoom, Dropbox en Slack opgezegd na contractvervaldatum (3 maanden wachten op jaarcontracten).
Nieuwe jaarlijkse kosten: Microsoft 365 Business Standard × 24 = €3.369/jaar. Besparing: €13.150/jaar.
Contracttips die duizenden euro's besparen
| Tip | Wanneer toepassen | Gemiddelde besparing |
|---|---|---|
| Nooit meer dan 1 jaar tekenen bij nieuwe software | Bij eerste aanschaf | Vermijdt lock-in |
| Jaarcontract bedingen op maandprijzen | Na 3+ maanden bewezen gebruik | 10-20% korting |
| Aantal seats bij contract vastleggen op 80% van bezetting | Altijd | 20% besparing licenties |
| Data-exportclausule verplicht in contract | Altijd | Geen directe besparing, maar zero lock-in |
| Prijsplafond bij verlenging bedingen | Jaarcontract | Beschermt tegen inflatieverhoging |
Stappenplan: cloudoplossingen vergelijken zonder miskoop
Stap 1: inventariseer alle huidige abonnementen en hun gebruik
Hoeveel medewerkers gebruiken elke tool actief? Welke zijn overbodig naast andere tools?
Stap 2: stel 5 harde eisen per categorie
Welke koppelingen zijn verplicht? Welke functies zijn niet-onderhandelbaar?
Stap 3: test 30 dagen gratis
Alle grote SaaS-leveranciers bieden proefperiodes. Test met 3-5 actieve gebruikers op echte werkprocessen.
Stap 4: bereken de TCO over 3 jaar
Prijs × gebruikers × 36 maanden + implementatie + training + verwachte migratikosten bij vertrek.
Stap 5: onderhandel voor je tekent
Vraag altijd om een kortingsoffer bij jaarcontract. Vraag om een schriftelijke data-exportgarantie.
Categorie 5: HR en salarisadministratie cloud
| Tool | Prijs/maand (25 mw) | Salarisadm. | Verlof/verzuim | Koppelingen | Best voor |
|---|---|---|---|---|---|
| Loket.nl | €75-€150 | Ja | Ja | Exact, AFAS, Twinfield | MKB, snel te starten |
| Nmbrs | €120-€200 | Ja | Ja | Breed | MKB, goede support |
| AFAS HRM | Inbegrepen AFAS | Ja | Uitgebreid | AFAS native | AFAS-gebruikers |
| Personio | €200-€400 | Via partner | Uitgebreid | Breed | Groeiende MKB |
| Youforce (Raet) | €150-€300 | Ja | Ja | Breed | Middelgrote organisaties |
Een HR-softwarekeuze is complexer dan een productiviteitstool omdat er loonbelasting-verplichtingen aan hangen. Controleer voor aanschaf of de software gecertificeerd is door de Nederlandse Belastingdienst voor loonaangifte.
Hoe evalueer je een cloudleverancier op continuïteitsrisico?
Kleine SaaS-aanbieders verdwijnen of worden overgenomen. Beoordeel leveranciersrisico voor je tekent:
| Criterium | Groen: laag risico | Geel: middel | Rood: hoog risico |
|---|---|---|---|
| Aantal klanten | > 10.000 | 1.000-10.000 | < 1.000 |
| Bedrijfsleeftijd | > 5 jaar | 3-5 jaar | < 3 jaar |
| Financiering/ownership | Winstgevend of beursgenoteerd | VC-backed, groeiend | Bootstrapped, klein |
| Data-exportmogelijkheid | CSV/API, altijd | Beperkt, op aanvraag | Geen export |
| Uptimegarantie (SLA) | > 99,9% | 99,5-99,9% | < 99,5% of geen SLA |
| ISO 27001 / SOC 2 | Ja | Geplanned | Nee |
Voor bedrijfskritische software (boekhouding, CRM, ERP) alleen groen-scorende leveranciers kiezen. Voor niet-kritieke tools (tijdregistratie, notities) is een geel-scorende aanbieder acceptabel.
Migratie van on-premise naar cloud: tijdlijn en kosten
| Migratietype | Tijdsduur | Kosten indicatie | Grootste risico |
|---|---|---|---|
| E-mail naar Microsoft 365 / Google | 1-5 werkdagen | €500-€3.000 | E-mail-downtime tijdens migratie |
| Fileserver naar SharePoint/Drive | 1-6 weken | €1.500-€10.000 | Permissies en structuur kloppen niet |
| On-premise server naar cloud | 4-16 weken | €5.000-€50.000 | Data-integriteit, afhankelijkheden |
| ERP naar cloud-ERP | 3-12 maanden | €15.000-€200.000 | Business-continuïteit tijdens migratie |
Plan altijd een parallelle periode van 2 tot 4 weken: oud en nieuw draaien naast elkaar. Dit kost extra licenties maar geeft een vangnet als de migratie problemen geeft.
Veelgestelde vragen
Is Google Workspace écht goedkoper dan Microsoft 365?
Op licentieprijs: ja (€5,75 vs €11,70 voor vergelijkbare functionaliteit). Maar als je medewerkers gewend zijn aan Word en Excel op desktop, zijn de omschakelingskosten aanzienlijk. Reken 20-40 uur per medewerker aan productiviteitsverlies de eerste 2 maanden.
Hoe migreer ik van Google Workspace naar Microsoft 365 of vice versa?
Microsoft biedt een gratis migratietool (Google Workspace Migrations in het M365-beheercentrum). De technische migratie duurt een weekend. De echte investering is training en gewenningstijd.
*Zie ook: SaaS versus on-premise | Software kiezen | Te veel betalen voor software | IT-budget MKB | Microsoft 365 licenties vergelijken | SharePoint inrichten | Technologie roadmap*