Thuiswerken: rechten en plichten voor werkgever en medewerker

Thuiswerken is in veel sectoren de nieuwe norm geworden. Maar de juridische basis rondom thuiswerken is voor veel werkgevers onduidelijk. Heeft een medewerker recht op thuiswerken? Wat moet de werkgever vergoeden? Welke arboverplichtingen gelden voor de thuiswerkplek? Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen.

De Wet werken waar je wilt

Sinds augustus 2022 is de Wet werken waar je wilt van kracht. Die wet verplicht werkgevers om thuiswerkverzoeken serieus in overweging te nemen. Specifiek: als een medewerker een verzoek indient om zijn werklocatie te wijzigen naar thuis of een ander adres binnen de EU, moet de werkgever dat verzoek overwegen en bij afwijzing schriftelijk motiveren op basis van redelijke gronden.

Dat is een wezenlijk verschil met de situatie voor de wet: werkgevers konden thuiswerkverzoeken zonder motivatie weigeren. Nu is een gemotiveerde weigering vereist.

Wat zijn redelijke gronden voor weigering? De wet noemt geen uitputtende lijst, maar in de wetsgeschiedenis en rechtspraak zijn de volgende gronden erkend: de aard van het werk maakt thuiswerken onmogelijk of onpraktisch, bijvoorbeeld bij functies die fysieke aanwezigheid vereisen zoals productie of klantenservice met klanten op locatie. Serieuze bedrijfseconomische bezwaren, zoals de noodzaak van directe samenwerking of coaching. Veiligheid of vertrouwelijkheid die thuiswerken onmogelijk maakt.

Een simpele voorkeur van de werkgever voor aanwezigheid op kantoor zonder nadere onderbouwing is geen voldoende grond voor weigering.

Heeft de medewerker een afdwingbaar recht op thuiswerken?

De wet geeft medewerkers een procedureel recht: het recht op serieuze overweging van hun verzoek en op een gemotiveerde afwijzing. Maar het is geen materieel recht op thuiswerken. De werkgever kan weigeren als hij goede redenen heeft.

Als de werkgever weigert zonder deugdelijke motivering, kan de medewerker naar de rechter. De rechter zal beoordelen of de weigering redelijk was. In de praktijk zijn er al gevallen waarbij rechters werkgevers hebben verplicht thuiswerken alsnog toe te staan na een ongemotiveerde weigering.

Procedures en termijnen

De medewerker dient het verzoek minstens twee maanden voor de gewenste ingangsdatum in. De werkgever moet reageren voor de ingangsdatum. Als de werkgever niet reageert, wordt het verzoek geacht te zijn goedgekeurd.

Leg het verzoek en de reactie altijd schriftelijk vast. Bij een geschil is de schriftelijke documentatie essentieel.

Vergoedingen bij thuiswerken

Thuiswerken brengt kosten mee voor de medewerker: hogere energiekosten, gebruik van eigen werkplek, koffie en dergelijke. De belastingdienst erkent een belastingvrije thuiswerkkostenvergoeding. Per 2024 is dat 2,35 euro per thuiswerkdag.

Die vergoeding mag naast de reiskostenvergoeding worden betaald, maar niet gecombineerd met een reiskostenvergoeding voor dezelfde dag. Je betaalt per dag ofwel de reiskostenvergoeding ofwel de thuiswerkvergoeding.

De werkgever is wettelijk verplicht de noodzakelijke middelen te verstrekken voor het uitvoeren van het werk. Als thuiswerken een structureel onderdeel is van de functie, betekent dat in de praktijk dat de werkgever zorgt voor een adequate laptop, internetverbinding en eventueel ergonomisch meubilair.

Arbo-verplichtingen voor de thuiswerkplek

De Arbowet geldt ook voor de thuiswerkplek. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor veilige en gezonde werkomstandigheden, ook als de medewerker thuis werkt. Wat dat concreet inhoudt:

De thuiswerkplek moet ergonomisch verantwoord zijn. Een medewerker die uren werkt aan een keukentafel op een rechte stoel heeft onvoldoende ergonomische voorzieningen. De werkgever is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van adequate middelen, zoals een ergonomische stoel en een apart scherm.

Psychosociale arbeidsbelasting, met name isolatie en de grens tussen werk en privé, is ook een arbo-aandachtspunt bij thuiswerken. Werkgevers zijn verplicht hierop beleid te voeren.

In de praktijk: voer een RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie) uit die ook thuiswerksituaties dekt. Stel een thuiswerk-checklist beschikbaar waarmee medewerkers zelf hun thuiswerkplek kunnen beoordelen. Stel budget beschikbaar voor ergonomische aanpassingen.

Beleid en afspraken vastleggen

Als thuiswerken structureel onderdeel is van hoe jouw organisatie werkt, is een thuiswerk-beleid onmisbaar. Dat beleid bevat minimaal: voor welke functies thuiswerken is toegestaan, hoeveel dagen per week maximaal, welke voorzieningen de werkgever biedt, welke beveiligingsvereisten gelden voor thuiswerkers, en hoe bereikbaarheid en beschikbaarheid zijn geregeld.

Het beleid kan worden vastgelegd in een cao-afspraak, een bedrijfsreglement of individuele arbeidsovereenkomsten. Als je een ondernemingsraad hebt, heeft die instemmingsrecht bij een thuiswerkbeleid als bedrijfsregeling.

Grensoverschrijdend thuiswerken

Een specifieke complicatie: medewerkers die vanuit het buitenland thuiswerken. Als een medewerker een week per maand vanuit zijn vakantiehuis in Spanje werkt, heeft dat mogelijk gevolgen voor de arbeidsrechtsituatie, de sociale zekerheid en de belastingplicht.

Als een medewerker structureel meer dan 25 procent van zijn werktijd in een ander land werkt, kan de sociale zekerheid van dat land van toepassing worden. Ook de belastingplicht kan veranderen.

Bespreek dit tijdig als een medewerker aangeeft vanuit het buitenland te willen werken. Raadpleeg een HR-adviseur of belastingadviseur bij twijfel over de juridische gevolgen.

Rechten en plichten bij thuiswerken

Praktijkscenario: bedrijf stel thuiswerkbeleid in na geschil

Een accountantskantoor met 18 medewerkers had geen thuiswerkbeleid. Een medewerker verwachtte 4 dagen thuis te werken op basis van informele afspraken. De nieuwe manager wilde 3 kantoordag verplicht stellen.

Medewerker beriep zich op gewoonterecht ("zo deden we het altijd"). Werkgever stelde dat er nooit schriftelijke afspraken waren.

Uitkomst via mediator: 3 kantoordagen per week voor alle medewerkers, met uitzondering voor medewerkers met zorgtaken die recht hebben op aanpassing van arbeidstijden (Wet flexibel werken art. 2).

Les: leg thuiswerkafspraken altijd schriftelijk vast in een addendum bij de arbeidsovereenkomst.

Het thuiswerkbeleid: wat er minimaal in moet staan

Stappenplan: thuiswerkbeleid invoeren

Stap 1: inventariseer huidige situatie

Hoeveel dagen werken medewerkers gemiddeld thuis? Zijn er informele afspraken die niet zijn vastgelegd?

Stap 2: bepaal het beleid op basis van functie

Kantoor-gebonden functies vs. kenniswerk. Zorg voor consistentie per functiegroep.

Stap 3: stel het beleid op met HR en juridisch advies

Minimaal een halve dag work per eventueel advocaat of HR-adviseur. Kosten: €300-€600.

Stap 4: communiceer en laat ondertekenen

Bespreek het beleid in een teambijeenkomst. Laat medewerkers het addendum ondertekenen.

Stap 5: evalueer na 6 maanden

Werkt het beleid in de praktijk? Zijn er knelpunten? Pas aan.

Vergoedingen thuiswerken: wettelijk en fiscaal kader 2024-2025

Procedures bij thuiswerkverzoek: termijnen

Arbo-verplichtingen bij thuiswerken

Grensoverschrijdend thuiswerken: belasting en sociale zekerheid

Veelgestelde vragen

Kan de werkgever thuiswerken terugdraaien na eerder akkoord?

Dat hangt af van hoe de afspraak is gemaakt. Als thuiswerken is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, kan dat niet zomaar worden teruggedraaid. Als het een informele afspraak is, heeft de werkgever meer ruimte maar moet hij rekening houden met verworven gewoonten en de redelijkheid van de wijziging.

Moet de werkgever een tweede monitor of ergonomische muis betalen voor thuiswerkers?

Als thuiswerken structureel is en de arbovoorzieningen thuis onvoldoende zijn, is de werkgever verplicht noodzakelijke middelen beschikbaar te stellen. Wat noodzakelijk is, hangt af van de functie en het type werk.

Geldt de Wet werken waar je wilt ook voor zzp'ers?

Nee. De wet geldt voor werknemers met een arbeidsovereenkomst, niet voor zelfstandigen.

Mag ik als werkgever eisen dat medewerkers minimaal drie dagen per week op kantoor werken?

Ja, mits dat redelijk is voor de functie en de arbeidsomstandigheden, en mits bestaande thuiswerkaanspraken uit de arbeidsovereenkomst dat niet verhinderen. Een eenzijdige wijziging van bestaande afspraken over thuiswerken is in beginsel niet toegestaan zonder instemming van de medewerker.

Thuiswerken en de RI&E

De risico-inventarisatie en -evaluatie die elk bedrijf met medewerkers moet uitvoeren, moet thuiswerksituaties expliciet adresseren. De ARBO-informatiecentrum biedt een checklist voor de thuiswerkplek die werkgevers kunnen verstrekken aan medewerkers.

Typische arborisico's bij thuiswerken die worden geïnventariseerd: ergonomie van de werkplek (stoel, bureau, beeldscherm, verlichting), werkdruk en grenzen tussen werk en privé, sociale isolatie, toegang tot goede internetverbinding, en brandveiligheid van de thuiswerkplek.

Werkgevers zijn niet verplicht de thuiswerkplek fysiek te inspecteren maar wel verplicht te zorgen dat medewerkers beschikken over adequate voorzieningen. Een budget voor arbovoorzieningen thuis en een zelfbeoordelingschecklist zijn gangbare instrumenten.

Vaste werkplekken en reserveringen

Als thuiswerken de norm wordt, kan de vraag ontstaan of vaste werkplekken op kantoor nog nodig zijn. Veel bedrijven schakelen over naar een flex-kantoor model: medewerkers reserveren een werkplek voor de dagen dat ze naar kantoor komen.

Dat model heeft ook arbeidsrechtelijke implicaties: als een medewerker eerder een vaste werkplek had en die raakt hij kwijt door het flexmodel, is dat een wijziging van de arbeidsomstandigheden die instemming vereist van de medewerker of een besluit van de OR.

---

*Zie ook: Recht op onbereikbaarheid en Monitoring medewerkers.*