Kostprijs parttime werknemer berekenen: formule en voorbeelden

Waarom parttime kosten anders liggen dan een pro rata voltijdsalaris

Veel ondernemers rekenen de kosten van een deeltijdcontract uit door het voltijdsalaris simpelweg door te delen. Iemand die 20 uur werkt bij een voltijdweek van 40 uur zou dan de helft kosten. Voor het brutoloon klopt die redenering, maar voor de totale werkgeverskosten niet volledig.

Het probleem zit in de lasten die niet per gewerkt uur ontstaan. Een werkplek, een laptop, een telefoonabonnement, verzekeringen en een deel van de administratie kosten grofweg hetzelfde, of iemand nu 20 uur of 40 uur per week werkt. Die vaste posten drukken bij een parttimer op minder uren en verhogen daarmee de kostprijs per uur.

Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. Stel dat een voltijdmedewerker in totaal 65.000 euro per jaar kost bij 1.760 productieve uren, dan is dat afgerond 37 euro per uur. Als een parttimer met een half contract dezelfde vaste lasten van bijvoorbeeld 4.000 euro per jaar meedraagt over slechts 880 uur, dan tellen die vaste lasten voor 4,50 euro per uur mee in plaats van 2,25 euro bij een voltijder. Dat verschil van ruim 2 euro per uur lijkt klein, maar loopt over een jaar op.

Wie wil begrijpen hoe de opbouw per uur werkt, vindt in het artikel over de kosten van een medewerker per uur een bredere uitleg van de bouwstenen. Hieronder gaat het specifiek over deeltijd.

De formule: van brutoloon naar totale werkgeverskosten per uur

De kern is dat je alle jaarlijkse kosten optelt en deelt door het aantal uren dat iemand daadwerkelijk productief is. De opbouw ziet er zo uit:

De werkgeverslasten bestaan uit meerdere premies. In grote lijnen gaat het om de premies werknemersverzekeringen, de bijdrage voor de Zorgverzekeringswet en de pensioenbijdrage van de werkgever. Deze schalen wel netjes mee met het loon, want ze zijn een percentage daarvan.

Van bruto naar loonkosten

Als vuistregel liggen de directe loonkosten tussen 20 procent en 30 procent boven het brutoloon, afhankelijk van sector, pensioenregeling en cao. Bij een brutoloon van 18.000 euro betekent dat een opslag van 3.600 euro tot 5.400 euro per jaar. In het voorbeeld hierboven is uitgegaan van een middenwaarde.

Van loonkosten naar kostprijs per uur

Vervolgens deel je de totale kosten door de productieve uren. Een parttimer van 20 uur per week werkt in theorie 20 uur maal 52 weken, dus 1.040 uur. Daarvan gaan vakantiedagen, feestdagen en verwacht verzuim af. Reken je met bijvoorbeeld 5 weken verlof en feestdagen plus een stuk verzuim, dan blijft er ruwweg 880 tot 920 productieve uren over.

De formule luidt daarmee:

Merk op dat de kostprijs per uur hoger uitvalt dan bij een voltijder met hetzelfde uurloon, juist door de vaste lasten die op minder uren drukken.

Vaste lasten die niet meeschalen met een deeltijdcontract

Dit is het onderdeel waar veel ondernemers zich op verkijken. Een deel van de kosten hangt aan de persoon, niet aan het aantal uren. Wie iemand voor 24 uur aanneemt, betaalt voor sommige posten vrijwel hetzelfde als bij 40 uur.

Een laptop van 1.200 euro die je over 3 jaar afschrijft, kost 400 euro per jaar, ongeacht of iemand 20 of 40 uur werkt. Een softwarelicentie van 50 euro per maand komt neer op 600 euro per jaar per gebruiker. Salarisverwerking via een administratiekantoor rekent vaak een vast bedrag per loonstrook, bijvoorbeeld 8 euro tot 15 euro per verwerking, los van het aantal uren.

Deze posten worden onderschat omdat ze verspreid over het jaar binnenkomen en niet op de loonstrook staan. In het artikel over verborgen kosten staat uitgebreider beschreven welke uitgaven buiten het salaris om ontstaan. Voor een compleet beeld van je personeelsuitgaven horen ze wel degelijk mee te tellen.

Het effect op de kostprijs per uur

Om te laten zien hoe zwaar vaste lasten wegen, hieronder dezelfde 4.000 euro aan vaste lasten verdeeld over verschillende contractomvangen:

Van een voltijder naar een halve baan bijna verdubbelt de vaste last per uur, van 2,27 euro naar 4,44 euro. Dat is precies de reden waarom pro rata rekenen tekortschiet.

Rekenvoorbeelden voor 20, 24 en 32 uur per week

Om het tastbaar te maken, werken we drie contracten uit met hetzelfde bruto-uurloon als vertrekpunt. We rekenen met een brutoloon dat overeenkomt met ongeveer 17,30 euro per uur voltijd, werkgeverslasten van 25 procent en vaste lasten van 4.000 euro per jaar per persoon.

Voorbeeld 1: 20 uur per week

Voorbeeld 2: 24 uur per week

Voorbeeld 3: 32 uur per week

Wat opvalt: het bruto-uurloon is in alle drie de gevallen gelijk, maar de kostprijs per uur daalt naarmate het contract groter wordt. Bij 20 uur ligt de kostprijs op ongeveer 31,40 euro, bij 32 uur op ongeveer 30,60 euro. Het verschil van bijna 1 euro per uur komt volledig door de vaste lasten die over meer uren worden uitgesmeerd.

Voor wie meerdere kleine contracten heeft, telt dit effect op. Vier parttimers van 20 uur samen leveren 80 uur werk op, maar dragen vier keer de vaste lasten, dus 16.000 euro in plaats van de 8.000 euro die twee voltijders zouden dragen. Dat is een verschil van 8.000 euro per jaar op dezelfde hoeveelheid uren.

De rol van verzuim en verlof in de kostprijs

De productieve uren zijn geen vast gegeven. Ze hangen af van verlof, feestdagen en ziekteverzuim. Hoe minder productieve uren, hoe hoger de kostprijs per uur, terwijl de kosten grotendeels doorlopen.

Bij een parttimer van 20 uur betekent een verzuimpercentage van 5 procent dat er ongeveer 45 uur per jaar wegvalt. Het loon over die uren loopt bij ziekte door, wat de effectieve kostprijs per uur verder verhoogt. Hoe je die last precies uitrekent, staat in het artikel over kosten van ziekteverzuim berekenen. Voor een deeltijdcontract is het effect relatief even groot als bij voltijd, want het percentage werkt op dezelfde manier.

Een praktisch punt: parttimers met een vaste roosterdag die op een feestdag valt, kunnen structureel voordeliger of duurder uitvallen. Iemand die altijd op maandag werkt, mist meer feestdagen dan iemand die op donderdag en vrijdag werkt. Over een jaar kan dat een verschil van enkele werkdagen betekenen.

Kosten drukken zonder in te leveren op inzet

De hoge kostprijs per uur bij deeltijd is geen reden om parttimers te vermijden. Ze bieden flexibiliteit, toegang tot een bredere arbeidsmarkt en vaak een hoge betrokkenheid per gewerkt uur. Wel loont het om de vaste lasten slim te organiseren.

Een eerste route is het delen van middelen. Twee parttimers die niet op dezelfde dagen werken, kunnen een werkplek en soms zelfs een laptop delen. Dat kan de vaste lasten van 4.000 euro per persoon terugbrengen naar bijvoorbeeld 2.500 euro per persoon, een besparing van 1.500 euro per jaar per gedeelde plek.

Een tweede route is het bundelen van uren. In plaats van drie contracten van 16 uur kan één contract van 32 uur en één van 16 uur dezelfde 48 uur leveren, maar met minder vaste lasten en minder administratie. Elke extra loonstrook kost immers apart geld en tijd.

Een derde route is kritisch kijken naar licenties en abonnementen. Niet elke medewerker heeft de duurste softwarelicentie nodig. Een lichtere licentie van 20 euro per maand in plaats van 50 euro per maand scheelt 360 euro per jaar per persoon. Bij 10 medewerkers loopt dat op tot 3.600 euro per jaar.

Ten slotte helpt het om verzuim en verloop te beperken. Een medewerker die na 8 maanden vertrekt, laat de inwerkinvestering deels verdampen. Werving en inwerken kosten al gauw enkele duizenden euro per persoon, en die kosten deel je bij een parttimer over minder uren. Meer manieren om structureel te sturen op personeelsuitgaven staan op de pagina over kostenbesparing, en bredere achtergrond over ondernemen vind je in de categorie ondernemen.

Veelgestelde vragen

Wat kost een parttime werknemer van 20 uur gemiddeld per jaar?

Dat hangt af van het uurloon en de vaste lasten, maar in het rekenvoorbeeld hierboven komt een contract van 20 uur uit op ongeveer 28.300 euro per jaar aan totale werkgeverskosten. Bij een hoger salaris of duurdere werkplek ligt dat bedrag hoger.

Waarom is de kostprijs per uur van een parttimer hoger dan van een voltijder?

Omdat vaste lasten zoals werkplek, laptop en administratie niet meeschalen met de uren. Diezelfde 4.000 euro aan vaste lasten drukt bij een halve baan op ongeveer 900 uur in plaats van 1.760 uur, waardoor de last per uur bijna verdubbelt.

Kan ik de kosten van een parttimer gewoon halveren ten opzichte van voltijd?

Voor het brutoloon en de loonafhankelijke premies klopt halveren ongeveer. Voor de vaste lasten niet, want die blijven grotendeels gelijk per persoon. Reken daarom apart met een variabel deel dat meeschaalt en een vast deel dat dat niet doet.

Hoeveel schelen gedeelde werkplekken in de kostprijs?

Als twee parttimers een werkplek delen, kunnen de vaste lasten per persoon dalen van bijvoorbeeld 4.000 euro naar 2.500 euro, een besparing van 1.500 euro per persoon per jaar. Het exacte bedrag hangt af van welke middelen deelbaar zijn.

Telt ziekteverzuim zwaarder bij parttimers?

In verhouding niet, want het verzuimpercentage werkt gelijk voor elk contract. Wel valt bij minder uren elke uitgevallen uur zwaarder op de kostprijs per uur, omdat het aantal productieve uren toch al lager ligt.

*Dit artikel is bedoeld als informatieve toelichting en niet als advies dat is toegesneden op jouw onderneming. Cijfers zoals premies, cao-afspraken en verzuimpercentages verschillen per situatie en veranderen in de tijd. Leg je eigen berekening voor aan een accountant of salarisadviseur voordat je beslissingen neemt.*