Wat is RPA en wanneer is het zinvol voor het MKB?

RPA is een term die je steeds vaker tegenkomt als het over automatisering gaat, en die voor veel ondernemers vaag blijft. Het staat voor Robotic Process Automation, wat indrukwekkender klinkt dan het is, want er komt geen fysieke robot aan te pas. In de kern is RPA software die repeterend computerwerk overneemt door precies na te doen wat een mens met muis en toetsenbord zou doen. Voor sommige situaties is dat precies de oplossing; voor andere is het met een kanon op een mug schieten.

In dit artikel leggen we in begrijpelijke taal uit wat RPA is, hoe het verschilt van gewone workflow automatisering, en, het belangrijkste, wanneer het wel en niet zinvol is voor een MKB-bedrijf. Want RPA kan waardevol zijn op specifieke plekken, maar het is geen wondermiddel, en vaak is een eenvoudiger vorm van automatisering de betere keuze.

Wat RPA is

RPA is software, vaak een "softwarerobot" genoemd, die taken op de computer uitvoert door de handelingen van een mens na te bootsen. Waar een medewerker zou klikken, typen en kopiëren, doet de softwarerobot precies hetzelfde, maar dan automatisch, sneller en zonder te verslappen. Je kunt het zien als een digitale assistent die exact het muis-en-toetsenbordwerk overneemt dat jij hem hebt voorgedaan.

Het kenmerkende van RPA is dat het werkt bovenop bestaande systemen, zonder dat die systemen aangepast hoeven te worden. De softwarerobot gebruikt de programma's net zoals een mens dat doet, via het scherm. Dat maakt RPA bruikbaar in situaties waar systemen niet met elkaar gekoppeld kunnen worden, omdat de robot de koppeling als het ware met de hand legt.

Hoe RPA verschilt van gewone automatisering

Het is belangrijk om RPA te onderscheiden van de gewone workflow automatisering die we in Workflow automatisering bespraken, want ze worden vaak verward.

Gewone automatisering werkt meestal via directe koppelingen tussen systemen: de ene applicatie geeft gegevens door aan de andere via een ingebouwde verbinding. Dit is netjes, betrouwbaar en de voorkeursoplossing als het kan.

RPA werkt bovenop de systemen, door de schermhandelingen van een mens na te doen. Dit is de oplossing als een directe koppeling niet mogelijk is, bijvoorbeeld bij oudere systemen die geen koppelingen ondersteunen.

De vuistregel: als een directe koppeling of ingebouwde automatisering mogelijk is, heeft die de voorkeur, want die is robuuster. RPA is de oplossing voor de gevallen waarin dat niet kan, als een soort noodbrug tussen systemen die anders niet samenwerken.

Wanneer RPA zinvol is voor het MKB

RPA komt tot zijn recht in specifieke situaties. De belangrijkste kenmerken van een goede RPA-toepassing:

Repeterend werk tussen systemen die niet gekoppeld kunnen worden. Als je gegevens moet overzetten tussen programma's die geen onderlinge koppeling ondersteunen, kan RPA die brug slaan zonder dat je de systemen hoeft te vervangen.

Hoog volume, vaste regels. RPA loont vooral bij werk dat vaak voorkomt en strikte, voorspelbare regels volgt. Hoe groter het volume, hoe sneller de investering terugverdiend is.

Stabiele processen. RPA werkt het best bij processen die niet vaak veranderen, omdat de softwarerobot precies de vaste handelingen uitvoert. Verandert het onderliggende systeem of proces, dan moet de robot worden aangepast.

Werk dat te duur of onmogelijk is om anders te koppelen. Soms is een echte systeemkoppeling te duur of niet beschikbaar. RPA kan dan een kosteneffectief alternatief zijn.

Wanneer RPA niet de juiste keuze is

Even belangrijk is weten wanneer je beter iets anders kiest.

Als een directe koppeling mogelijk is. Dan is die vrijwel altijd beter: robuuster, betrouwbaarder en minder onderhoudsgevoelig dan RPA.

Bij processen die vaak veranderen. RPA bootst vaste handelingen na, dus bij systemen of processen die regelmatig wijzigen, breekt de robot steeds en kost het onderhoud meer dan het oplevert.

Bij laag volume. Voor werk dat zelden voorkomt, weegt de investering in het bouwen en onderhouden van een RPA-robot niet op tegen de tijdwinst.

Als het proces eerst opgeruimd moet worden. Net als bij alle automatisering geldt: automatiseer geen rommelig proces. Gebruik RPA niet om een inefficiënt proces te cementeren, maar ruim het eerst op.

Een nuchtere blik voor het MKB

Voor de meeste MKB-bedrijven is RPA niet de eerste stap in automatisering, en vaak ook niet de tweede. De meeste winst zit in het opruimen van processen en in eenvoudige workflow automatisering met toegankelijke tools (zie Repeterende taken automatiseren). RPA komt pas in beeld voor specifieke, hardnekkige gevallen waarin systemen niet anders te koppelen zijn en het volume hoog genoeg is.

Laat je dus niet verleiden door de term op zich. RPA is een nuttig gereedschap voor de juiste klus, maar het is geen doel op zich en zelden de goedkoopste of eenvoudigste oplossing. Begin bij het opruimen en de eenvoudige automatisering, en overweeg RPA alleen als die de specifieke situatie oplost waar het goed in is.

Veelgestelde vragen

Wat is RPA precies?

RPA staat voor Robotic Process Automation. Het is software, vaak een softwarerobot genoemd, die repeterend computerwerk overneemt door de handelingen van een mens met muis en toetsenbord na te bootsen. Er komt geen fysieke robot aan te pas. Het kenmerkende is dat RPA bovenop bestaande systemen werkt, zonder dat die aangepast hoeven te worden, door de programma's te gebruiken zoals een mens dat via het scherm doet.

Wat is het verschil tussen RPA en gewone automatisering?

Gewone workflow automatisering werkt meestal via directe koppelingen tussen systemen, waarbij de ene applicatie gegevens doorgeeft aan de andere. RPA werkt bovenop de systemen door schermhandelingen na te doen, en is de oplossing als een directe koppeling niet mogelijk is, bijvoorbeeld bij oudere systemen. De vuistregel: een directe koppeling heeft de voorkeur omdat die robuuster is; RPA is de noodbrug als dat niet kan.

Wanneer is RPA zinvol voor het MKB?

RPA is zinvol bij repeterend, hoogvolume werk tussen systemen die niet gekoppeld kunnen worden, mits het proces stabiel is en niet vaak verandert. Het is een oplossing voor specifieke, hardnekkige gevallen waarin een echte koppeling te duur of onmogelijk is. Voor de meeste MKB-bedrijven is het niet de eerste stap; de meeste winst zit in het opruimen van processen en eenvoudige automatisering.

Is RPA duur?

Dat hangt af van de toepassing. RPA brengt kosten met zich mee voor het bouwen en, belangrijker, het onderhouden van de softwarerobots, want die moeten worden aangepast als systemen of processen veranderen. Bij hoogvolume, stabiel werk kan het zich terugverdienen, maar bij laag volume of veranderlijke processen weegt het onderhoud vaak niet op tegen de winst. Reken altijd de terugverdientijd door voordat je begint.

Moet ik met RPA beginnen als ik wil automatiseren?

Meestal niet. Voor de meeste MKB-bedrijven zit de eerste winst in het opruimen van processen en in eenvoudige workflow automatisering met toegankelijke tools. RPA komt pas in beeld voor specifieke gevallen waarin systemen niet anders te koppelen zijn en het volume hoog is. Begin bij het eenvoudige en goedkope, en overweeg RPA alleen als die een probleem oplost dat anders niet op te lossen is.

---