Office 365 voor bedrijven: abonnementen en kosten vergeleken

De zoekvraag "office 365 bedrijf" levert een wirwar aan pakketnamen op. Microsoft heeft het aanbod de afgelopen jaren omgedoopt, waardoor de term Office 365 en Microsoft 365 door elkaar worden gebruikt. Voor een MKB-onderneming met 15 tot 250 werkplekken maakt de juiste keuze een verschil van honderden tot duizenden euro's per jaar. In dit artikel brengen we de losse gidsen samen tot een vergelijking die u kunt gebruiken als beslisdocument. Meer verdieping vindt u op onze pillarpagina over Microsoft 365.

Verschil tussen Office 365 en Microsoft 365 voor bedrijven

De naam Office 365 bestaat officieel niet meer voor de meeste zakelijke pakketten. In april 2020 hernoemde Microsoft de kleinzakelijke abonnementen naar Microsoft 365. Toch blijft de term Office 365 in gebruik, deels omdat de enterprise-varianten (E3 en E5) nog wel de naam Office 365 dragen naast hun Microsoft 365 tegenhangers.

Het praktische verschil zit in de omvang van het pakket. Office 365 in de oorspronkelijke betekenis draait om de Office-apps en clouddiensten zoals e-mail en opslag. Microsoft 365 voegt daar besturingssysteemrechten en uitgebreidere beveiliging aan toe. Voor een bedrijf betekent dit dat u bij Microsoft 365 vaker beheer- en securityfuncties meekrijgt die u anders los zou moeten aanschaffen.

Voor de leesbaarheid gebruiken we in dit artikel de actuele namen. Wilt u de achtergronden van deze verschuiving nalezen, dan staat er meer in het overzicht over Microsoft 365 voor bedrijven. Dit hele onderwerp valt binnen de categorie technologie en digitalisering.

Overzicht van de zakelijke abonnementen en prijzen

De zakelijke pakketten vallen uiteen in twee families: Business (bedoeld voor tot 300 medewerkers) en Enterprise (voor grotere organisaties zonder gebruikerslimiet). Voor een MKB tot ongeveer 250 werkplekken zijn de Business-abonnementen meestal het vertrekpunt, maar bedrijven met zware beveiligingseisen kijken soms naar Enterprise.

De onderstaande prijzen zijn richtprijzen per gebruiker per maand, exclusief btw, bij een jaarverplichting. Microsoft past tarieven periodiek aan, dus controleer altijd de actuele prijs op het moment van aanschaf.

Bij een jaarverplichting rekent Microsoft doorgaans een lager tarief dan bij maandelijkse opzegbaarheid. Kiest u voor de flexibele maandvariant, houd dan rekening met een opslag van ongeveer 20 procent. Voor een bedrijf met 40 werkplekken op Business Standard scheelt dat bij benadering 1.200 euro per jaar tussen de twee betaalvormen.

Om de gevolgen voor uw eigen begroting te zien, rekent het snel door. Een organisatie met 50 medewerkers op Business Basic komt uit op ongeveer 300 euro per maand, oftewel 3.600 euro per jaar. Datzelfde bedrijf op Business Premium betaalt rond 1.100 euro per maand, wat neerkomt op circa 13.200 euro per jaar. Het verschil van bijna 9.600 euro per jaar illustreert waarom de keuze niet triviaal is. Een gestructureerde aanpak vindt u in de gids over een Microsoft 365 zakelijk abonnement kiezen.

Welke functies zitten in welk pakket

De prijsverschillen zijn te verklaren uit de functieomvang. Business Basic geeft toegang tot de webversies van de Office-apps en tot e-mail, terwijl de duurdere pakketten de volledige desktop-apps en steeds meer beveiliging toevoegen.

Het opvallende verschil tussen Standard en Premium zit niet in de Office-apps, want die zijn identiek. Premium voegt beveiliging en beheer toe. Denk aan het op afstand wissen van bedrijfsdata op een verloren telefoon, en aan bescherming tegen phishing in bijlagen en links. Voor een bedrijf dat gevoelige gegevens verwerkt, kan dat de meerprijs van ongeveer 9,50 euro per gebruiker per maand rechtvaardigen.

Beveiliging als afweging

Transacties, klantgegevens en contracten maken beveiliging voor veel MKB-bedrijven relevant. Uit onderzoek naar het MKB blijkt dat een aanzienlijk deel van de ondernemingen jaarlijks met een vorm van cyberincident te maken krijgt. De extra securitylaag in Premium is bedoeld om dat risico te verkleinen. Wie op Standard blijft, kan losse beveiligingsproducten bijkopen, maar komt dan vaak duurder uit dan de sprong naar Premium. Hoe u dit soort keuzes doorrekent, leest u in het artikel over licenties vergelijken.

Verschil Business Premium en Enterprise E3

Business Premium en Enterprise E3 lijken qua prijs op elkaar te liggen, maar E3 mist standaard de securitybundeling die Premium wel heeft, terwijl E3 juist bedoeld is voor organisaties boven de 300 werkplekken. Voor een bedrijf met 200 medewerkers dat onder de limiet blijft, is Business Premium doorgaans voordeliger dan E3, met een verschil van ruim 12 euro per gebruiker per maand.

Keuzehulp per bedrijfsgrootte en behoefte

De juiste keuze hangt af van drie factoren: het aantal werkplekken, de aard van het werk en de beveiligingseisen. Hieronder vertalen we die naar concrete profielen.

15 tot 40 werkplekken

Kleinere bedrijven met vooral communicatie en lichte documentbewerking komen vaak ver met Business Basic of Standard. Als medewerkers voornamelijk in de browser en op de telefoon werken, volstaat Basic. Zodra men veel in Excel en Word werkt, is Standard met de desktop-apps prettiger. Een mengvorm is toegestaan: u kunt bijvoorbeeld 10 medewerkers op Basic en 30 op Standard zetten en zo de kosten sturen.

40 tot 150 werkplekken

In deze groep speelt beveiliging zwaarder mee. Naarmate het aantal apparaten toeneemt, groeit ook de kans op een incident. Business Premium met apparaatbeheer wordt dan aantrekkelijk, zeker als een deel van het personeel thuis of onderweg werkt. Een organisatie van 100 werkplekken die van Standard naar Premium gaat, betaalt ongeveer 11.400 euro per jaar extra, maar bespaart op losse securitylicenties.

150 tot 250 werkplekken

Bij deze omvang loont het om de Enterprise-varianten mee te wegen, ook al blijft u onder de 300-grens van Business. E5 voegt geavanceerde analyse, telefonie en compliance toe. Voor de meeste MKB-bedrijven blijft Business Premium echter toereikend en scheelt het per gebruiker per maand tientallen euro's ten opzichte van E5. Reken hier op een gemengde uitrol waarbij alleen sleutelfuncties een zwaarder pakket krijgen.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een abonnement

Bij de aanschaf gaat het regelmatig mis op punten die achteraf geld of tijd kosten. Vijf terugkerende valkuilen:

Te veel of te weinig licenties. Bedrijven kopen soms 60 licenties terwijl 45 medewerkers actief zijn. Dat is jaarlijks geld weggooien. Andersom leidt onderlicensering tot medewerkers die niet bij hun tools kunnen. Tel het werkelijke aantal accounts en houd 5 tot 10 procent marge aan voor groei.

Één pakket voor iedereen. Niet elke medewerker heeft de volledige suite nodig. Een productiemedewerker die alleen e-mail gebruikt, hoeft geen Premium-licentie van 22 euro per maand. Segmenteren kan de kosten met 15 tot 25 procent drukken.

Beveiliging als sluitpost. Wie op Standard blijft en later beveiliging bijkoopt, betaalt vaak meer dan bij een directe keuze voor Premium. Neem beveiliging vanaf het begin mee in de rekensom.

Maandcontracten uit voorzichtigheid. De flexibiliteit van maandelijkse opzegbaarheid klinkt aantrekkelijk, maar kost bij een stabiel personeelsbestand ongeveer 20 procent extra. Voor een vaste kern loont de jaarverplichting.

Migratie onderschatten. De overstap van een oud systeem naar Microsoft 365 vraagt tijd. Reken voor een bedrijf van 50 werkplekken al snel op 2 tot 4 weken doorlooptijd en enkele uren begeleiding per medewerker. Plan dit vooraf in.

Door deze fouten te vermijden houdt u de jaarlijkse kosten in de hand en voorkomt u dat medewerkers zonder de juiste tools komen te zitten.

Veelgestelde vragen

Wat kost Office 365 voor een bedrijf met 25 medewerkers?

Dat hangt af van het pakket. Op Business Basic betaalt u bij benadering 150 euro per maand, op Business Standard rond 312 euro per maand en op Business Premium ongeveer 550 euro per maand, telkens exclusief btw. Op jaarbasis loopt dat uiteen van circa 1.800 euro tot 6.600 euro.

Kan ik verschillende abonnementen combineren binnen één bedrijf?

Ja. U kunt per medewerker een ander pakket toewijzen binnen dezelfde tenant. Zo geeft u de kantoorstaf Premium en medewerkers met alleen e-mailbehoefte Basic. Dat is een gangbare manier om de kosten af te stemmen op het werkelijke gebruik.

Is Microsoft 365 duurder dan het oude Office 365?

De vergelijking is niet één op één te maken omdat de pakketten zijn samengesteld. Microsoft 365 bevat vaak meer beveiliging en beheer dan de klassieke Office 365 pakketten. Per functie kan het voordeliger uitpakken, ook al ligt de kale prijs per gebruiker soms hoger.

Wanneer is Enterprise E3 of E5 zinvol voor het MKB?

Vooral bij zwaardere eisen op het gebied van compliance, telefonie of geavanceerde analyse, of bij meer dan 300 werkplekken. Voor de meeste bedrijven tot 250 werkplekken blijft Business Premium toereikend en scheelt het tientallen euro's per gebruiker per maand.

Hoeveel opslag krijg ik per gebruiker?

De zakelijke pakketten bieden standaard 1 TB OneDrive-opslag per gebruiker en een postvak van 50 GB. Voor de meeste MKB-medewerkers is dat ruim voldoende; alleen bij intensief bestandsgebruik kan uitbreiding nodig zijn.

*Dit artikel is bedoeld als algemene toelichting en houdt geen rekening met uw specifieke situatie. Prijzen en pakketten van Microsoft wijzigen periodiek. Laat uw keuze voor uw eigen organisatie toetsen door een adviseur of gecertificeerde partner voordat u een abonnement afsluit.*