Microsoft 365 voor bedrijven: pakketten, kosten en keuze

Wat is Microsoft 365 voor bedrijven

Microsoft 365 is een abonnement dat softwarelicenties en clouddiensten bundelt. In plaats van een eenmalige aankoop van Office betaal je per gebruiker per maand of per jaar. Daarmee krijg je toegang tot apps als Word, Excel, Outlook en PowerPoint, plus onlinediensten voor e-mail, bestandsopslag en videovergaderen.

Voor het MKB zijn er aparte pakketten onder de noemer Microsoft 365 Business. Deze zijn bedoeld voor organisaties tot en met 300 medewerkers. Heb je meer dan 300 werkplekken, dan val je terug op de Enterprise-pakketten (de E-serie). Voor een bedrijf met 15 tot 250 werkplekken vallen de Business-licenties dus binnen bereik, met de kanttekening dat je per pakket maximaal 300 stuks kunt afnemen.

Het belangrijkste verschil met vroeger zit in het abonnementsmodel. Je betaalt structureel, maar krijgt daarvoor steeds de nieuwste versies, beveiligingsupdates en clouddiensten zonder losse upgrades. Voor een team van 50 medewerkers betekent dat een vast bedrag per maand in plaats van een grote investering ineens. Meer achtergrond over dit soort technologiekeuzes vind je in onze categorie technologie en digitalisering.

Welke onderdelen krijg je: apps en clouddiensten

Een Microsoft 365-abonnement bestaat grofweg uit drie lagen: de Office-apps, de clouddiensten en de beheer- en beveiligingsfuncties. Welke laag je krijgt, hangt af van het gekozen pakket.

De Office-apps omvatten Word, Excel, PowerPoint, Outlook en bij de meeste pakketten ook Access en Publisher (op Windows). Je mag deze apps op meerdere apparaten installeren: tot 5 pc's of Macs, 5 tablets en 5 smartphones per gebruiker. Een medewerker met een laptop, een tablet en een telefoon blijft daarmee ruim binnen de limiet.

De clouddiensten draaien de samenwerking en communicatie:

• Exchange Online voor zakelijke e-mail, met een postvak van 50 GB per gebruiker in de Business-pakketten.
• OneDrive voor persoonlijke bestandsopslag, met 1 TB (oftewel 1.000 GB) per gebruiker.
• SharePoint voor gedeelde teamsites en documentbeheer.
• Microsoft Teams voor chat, videovergaderen en samenwerken aan documenten.

De beheer- en beveiligingsfuncties verschillen per pakket. Het instappakket bevat alleen de online-apps en clouddiensten zonder de uitgebreide beveiliging. De duurdere pakketten voegen onder meer apparaatbeheer, gegevensversleuteling en geavanceerde bescherming tegen phishing toe.

Voor wie wil begrijpen welke functies onder welke licentie vallen, is het nuttig om de pakketten naast elkaar te zetten. We helpen daarbij in het artikel over licenties vergelijken.

Welke pakketten zijn er voor het MKB

Voor het MKB zijn er vier veelgebruikte pakketten. Drie daarvan bevatten de bureaubladversies van de Office-apps, één is een instapvariant met alleen webversies.

Microsoft 365 Business Basic

Dit is het instappakket. Het bevat de webversies en mobiele versies van de Office-apps, maar geen volledige bureaubladversies. Je krijgt wel Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams. Geschikt voor medewerkers die vooral online werken en niet de zwaardere functies van de geïnstalleerde apps nodig hebben.

Microsoft 365 Business Standard

Dit pakket voegt de volledige bureaubladversies van de Office-apps toe aan de clouddiensten van Basic. Het is bedoeld voor medewerkers die dagelijks intensief met Word, Excel en Outlook werken op hun laptop of pc.

Microsoft 365 Business Premium

Premium bevat alles uit Standard plus uitgebreide beveiliging en beheer. Denk aan apparaatbeheer via Intune, bescherming tegen geavanceerde bedreigingen en mogelijkheden om gegevens op verloren apparaten op afstand te wissen. Voor organisaties die strenge eisen aan beveiliging stellen, is dit het pakket dat het meeste afdekt.

Microsoft 365 Apps for business

Dit pakket bevat alleen de Office-apps en 1 TB OneDrive-opslag, zonder Exchange-e-mail of Teams. Het is een nichekeuze voor wie de apps wil maar de communicatiediensten elders heeft.

Wat kost Microsoft 365 per gebruiker per maand

De prijzen verschillen per pakket en per betaalwijze. Microsoft hanteert een lager tarief bij een jaarverplichting dan bij een maandelijks opzegbaar abonnement. De onderstaande richtbedragen zijn exclusief btw en gelden per gebruiker per maand bij een jaarcontract. Controleer altijd de actuele prijs, want tarieven worden periodiek aangepast.

Reken een voorbeeld door voor een bedrijf met 50 medewerkers. Met Business Standard kom je uit op ongeveer 625 euro per maand, oftewel circa 7.500 euro per jaar. Kies je voor Premium, dan loopt dat op tot ongeveer 1.100 euro per maand en circa 13.200 euro per jaar. Het verschil tussen Standard en Premium bedraagt in dit voorbeeld dus ongeveer 5.700 euro per jaar voor extra beveiliging.

Een maandelijks opzegbaar abonnement kost doorgaans 20 procent meer dan de jaarvariant. Dat verschil kan oplopen, dus voor een stabiel team is een jaarverplichting financieel meestal gunstiger. Houd er rekening mee dat de btw van 21 procent nog boven op deze bedragen komt; voor btw-plichtige ondernemers is die meestal aftrekbaar.

Naast de licentiekosten zijn er vaak eenmalige kosten. Denk aan de inrichting, een eventuele migratie van een oude omgeving en training. Voor een organisatie van 50 medewerkers kan een eenmalig implementatietraject tussen de 2.500 euro en 10.000 euro liggen, afhankelijk van de complexiteit.

Microsoft 365 voor bedrijven in cijfers

Microsoft 365 versus losse Office en alternatieven

Veel ondernemers vragen zich af of een abonnement wel voordeliger is dan een eenmalige aankoop. De losse, eenmalige versie van Office (zoals Office 2021 of latere edities) kost rond de 300 euro per apparaat en bevat geen clouddiensten, geen e-mail en geen automatische upgrades naar nieuwe versies.

Reken het verschil uit over de levensduur. Een eenmalige Office-licentie van 300 euro die je 5 jaar gebruikt, komt neer op circa 60 euro per jaar of 5 euro per maand. Dat lijkt goedkoper dan een abonnement, maar je mist Exchange-e-mail, 1 TB opslag, Teams en de beveiligingsfuncties. Voor een bedrijf dat samenwerking en zakelijke e-mail nodig heeft, dekt de losse versie de behoefte vaak niet.

Het belangrijkste alternatief voor Microsoft 365 is Google Workspace. Beide bieden e-mail, opslag en samenwerking, maar de aanpak en de prijsstelling verschillen. Wil je deze twee tegen elkaar afwegen, lees dan Google Workspace versus Microsoft 365. Daarin staat hoe de pakketten zich verhouden op prijs, functies en beheer.

De keuze hangt sterk af van wat je medewerkers gewend zijn en welke bestanden je uitwisselt met klanten en leveranciers. Werk je veel met geavanceerde Excel-modellen of gespecialiseerde Office-functies, dan ligt Microsoft 365 meer voor de hand.

Aan de slag: van aanschaf tot uitrol

Een goede voorbereiding voorkomt verrassingen. De stappen hieronder geven een richtlijn voor een organisatie van 15 tot 250 werkplekken.

Stap 1: breng je behoefte in kaart

Inventariseer hoeveel medewerkers welke functies nodig hebben. Niet iedereen hoeft hetzelfde pakket. Een kantoormedewerker heeft mogelijk Standard nodig, terwijl een productiemedewerker met alleen een gedeeld scherm aan Basic genoeg heeft. Door pakketten te mengen, betaal je niet voor functies die niemand gebruikt.

Stap 2: kies een afnameroute

Je kunt Microsoft 365 rechtstreeks bij Microsoft afnemen of via een partner (een Cloud Solution Provider). Een partner regelt vaak de facturatie, het beheer en de ondersteuning. Reken voor partnerondersteuning op een opslag of een vast maandbedrag, bijvoorbeeld tussen de 5 euro en 15 euro per werkplek per maand bovenop de licentie.

Stap 3: plan de migratie

Heb je een bestaande e-mailomgeving, dan moet je gegevens overzetten. Dit is het meest gevoelige onderdeel. Postvakken, contacten, agenda's en bestanden moeten zonder verlies overkomen. We beschrijven de aanpak in het artikel over de Microsoft 365-migratie. Een migratie voor 50 medewerkers duurt vaak 4 tot 8 weken, inclusief voorbereiding, testfase en de daadwerkelijke overzetting.

Stap 4: richt beveiliging en beheer in

Stel meervoudige verificatie (MFA) verplicht in. Dit voorkomt naar schatting de overgrote meerderheid van geslaagde aanvallen op accounts en kost geen extra licentie. Leg verder vast wie welke rechten krijgt en hoe gedeelde mappen zijn ingericht.

Stap 5: train de medewerkers

Reken op 2 tot 4 uur training per medewerker voor de basis, verdeeld over korte sessies. Een team dat de eerste 2 weken na de overstap goed wordt begeleid, werkt sneller productief. Plan in de eerste maand extra ondersteuning, want dan komen de meeste vragen binnen.

Wil je een breder overzicht van alle onderwerpen rond dit platform, dan vind je dat op de Microsoft 365-pagina. Daar staan de losse onderdelen, migratie en licenties bij elkaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost Microsoft 365 voor een bedrijf met 50 medewerkers?

Met Business Standard kom je uit op ongeveer 625 euro per maand exclusief btw, oftewel circa 7.500 euro per jaar. Voor Business Premium is dat ongeveer 1.100 euro per maand. Eenmalige kosten voor inrichting en migratie komen daar bovenop.

Kan ik verschillende pakketten combineren binnen één bedrijf?

Ja. Je kunt per medewerker bepalen welk pakket past bij de functie. Een mix van Basic, Standard en Premium binnen dezelfde organisatie is gangbaar en helpt onnodige kosten te voorkomen.

Wat gebeurt er als ik mijn abonnement opzeg?

Bij opzegging vervalt de toegang tot de apps en clouddiensten na het einde van de betaalde periode. Je gegevens blijven nog een beperkte periode beschikbaar om te exporteren. Zorg daarom dat je belangrijke bestanden tijdig veiligstelt voordat de toegang stopt.

Is een jaarcontract verplicht?

Nee. Je kunt ook maandelijks opzegbaar afnemen, maar dat kost doorgaans ongeveer 20 procent meer per gebruiker per maand. Voor een stabiel team met een vast aantal werkplekken is een jaarverplichting financieel meestal gunstiger.

Heb ik een IT-partner nodig om Microsoft 365 te gebruiken?

Nee, je kunt rechtstreeks bij Microsoft afnemen en zelf inrichten. Voor de migratie van een bestaande omgeving en het beheer kiezen veel bedrijven met 15 tot 250 werkplekken toch voor een partner, omdat dat tijd bespaart en fouten voorkomt.

Dit artikel is informatief en geen advies op maat. Voor je eigen situatie raadpleeg je een gespecialiseerde adviseur.