Percentage ziekteverzuim berekenen: formule, drempels en aanpak

Wat is het verzuimpercentage precies

Het verzuimpercentage geeft aan welk deel van de beschikbare arbeidstijd verloren gaat door ziekte. Het is een verhoudingsgetal: de ziekte-uren gedeeld door de uren die je medewerkers in totaal hadden kunnen werken, vermenigvuldigd met 100 procent. Een verzuimpercentage van 5 procent betekent dus dat van elke 100 werkbare uren er 5 uur verloren gaan door ziekmelding.

Belangrijk is dat het percentage over een periode gaat. Je berekent het vrijwel nooit voor een enkele dag, maar over een maand, een kwartaal of 12 maanden. Hoe langer de periode, hoe stabieler het getal, omdat een enkele langdurige zieke minder hard doortikt naarmate de basis groter wordt.

Er bestaan verschillende soorten verzuim naast elkaar. Kort verzuim duurt maximaal 7 dagen, middellang verzuim loopt van 8 dagen tot 6 weken, en langdurig verzuim gaat over alles boven de 6 weken. Voor de berekening van het percentage maakt die indeling niet uit, maar voor de interpretatie wel: 100 medewerkers die elk 1 dag griep hadden geeft een heel ander beeld dan 1 medewerker die 100 dagen uitvalt, ook al kan het percentage identiek zijn.

Het verzuimpercentage staat los van de meldingsfrequentie. Dat laatste getal telt hoe vaak iemand zich per jaar ziek meldt, ongeacht de duur. Beide cijfers vertellen samen meer dan elk apart. Wie alleen naar het percentage kijkt, mist bijvoorbeeld het patroon van veel korte ziekmeldingen dat op andere problemen kan wijzen.

De formule voor het percentage ziekteverzuim

De basisformule is:

Verzuimpercentage = (verzuimde uren / beschikbare uren) x 100 procent

De verzuimde uren zijn alle uren die medewerkers wegens ziekte niet hebben gewerkt in de gekozen periode. De beschikbare uren zijn alle uren die ze volgens hun contract hadden moeten werken in diezelfde periode, dus de contracturen inclusief de uren die uiteindelijk verzuimd zijn.

Je kunt dezelfde som ook op dagbasis maken, zolang je teller en noemer in dezelfde eenheid houdt. Reken je met uren, dan reken je alles in uren. Reken je met dagen, dan alles in dagen. Het door elkaar halen van uren en dagen is een van de meest voorkomende oorzaken van een fout getal.

Een aandachtspunt is de deeltijdfactor. Werkt iemand 20 uur per week terwijl een fulltime contract 40 uur telt, dan is de deeltijdfactor 0,5. Bij de berekening op uurbasis komt die factor er vanzelf goed uit, omdat je met de werkelijke contracturen rekent. Reken je op basis van fte, dan moet je de deeltijdfactor apart meenemen, anders weegt een parttimer even zwaar als een fulltimer.

Voor wie stap voor stap wil rekenen, staat een aparte uitwerking in het artikel over het verzuimpercentage berekenen. De uitkomst van die som is bovendien het startpunt voor een kostenberekening, want een percentage op zichzelf zegt nog niets over euro's.

Rekenvoorbeeld met en zonder deeltijdfactor

Neem een bedrijf met 25 medewerkers. Om het overzichtelijk te houden rekenen we over 1 kwartaal van 13 weken. Een fulltime contract is 40 uur per week, dus een fulltimer heeft in dat kwartaal 520 uur beschikbaar.

Zonder deeltijd: alle contracten gelijk

Stel dat alle 25 medewerkers fulltime werken. De totale beschikbare uren zijn dan 25 x 520 uur = 13.000 uur. In dat kwartaal was 1 medewerker 4 weken ziek en waren er verder 12 losse ziektedagen verspreid over de rest van het team.

De 4 zieke weken leveren 4 x 40 uur = 160 uur op. De 12 losse dagen zijn bij een 8-urige werkdag 12 x 8 uur = 96 uur. Samen is dat 256 verzuimde uren. Het verzuimpercentage komt uit op 256 / 13.000 x 100 procent = 1,97 procent, afgerond 2 procent.

Met deeltijd: gemengde contracten

Nu een realistischer beeld. Van de 25 medewerkers werken er 15 fulltime (40 uur) en 10 in deeltijd (24 uur per week). De fulltimers leveren 15 x 520 uur = 7.800 uur. De parttimers werken 24 uur x 13 weken = 312 uur per persoon, samen 10 x 312 uur = 3.120 uur. De totale beschikbare uren zijn 7.800 + 3.120 = 10.920 uur.

Stel dat een parttimer 3 weken ziek was. Voor die persoon is dat 3 x 24 uur = 72 uur, niet 3 x 40 uur. Wie hier per ongeluk de fulltime week gebruikt, telt 120 uur en overschat het verzuim met 48 uur. Tel daarbij 88 uur aan losse ziekmeldingen elders in het team, dan zijn de verzuimde uren 72 + 88 = 160 uur. Het percentage is 160 / 10.920 x 100 procent = 1,47 procent.

De onderste regel laat zien hoe groot het effect van een rekenfout kan zijn: alleen door de zieke parttimer als fulltimer te tellen, springt het percentage van 1,47 procent naar 1,90 procent. Wie zo'n vertekend getal doorrekent naar geld, komt op de verkeerde bedragen uit. In het artikel over de kosten van ziekteverzuim berekenen staat hoe je van uren naar euro's gaat.

Van percentage naar kosten

Een verzuimpercentage krijgt pas betekenis als je het koppelt aan de loonkosten. Grofweg geldt dat elk procent verzuim bij een loonsom van 1.000.000 euro per jaar neerkomt op ongeveer 10.000 euro aan doorbetaald loon, nog los van vervanging en productieverlies. Dat maakt inzichtelijk waarom een verschil van 0,5 procent geen detail is.

Deze bedragen zijn een ruwe indicatie op basis van alleen loondoorbetaling. De werkelijke kosten liggen hoger, omdat je vaak een uitzendkracht of overwerk inzet om het werk op te vangen. Een uitgewerkt geval met alle posten vind je in het rekenvoorbeeld voor ziekteverzuimkosten. Voor het bredere plaatje rond het beheersen van deze uitgaven is de pagina over kostenbesparing een logisch vervolg.

Veelgemaakte rekenfouten en hoe je ze voorkomt

De meeste fouten ontstaan niet in de formule zelf, maar in wat je erin stopt. Hieronder de terugkerende missers en hun oplossing.

Uren en dagen mengen. Wie de verzuimde uren in uren invult maar de beschikbare tijd in dagen laat staan, krijgt een getal dat nergens op slaat. Kies een eenheid en houd die vast door de hele som.

De deeltijdfactor negeren. Zoals het rekenvoorbeeld liet zien, tikt dit direct door in het percentage. Reken altijd met de werkelijke contracturen per persoon.

Zwangerschapsverlof meetellen. Verzuim wegens zwangerschap en bevalling valt onder de Ziektewet en telt volgens de gangbare afspraak niet mee in het verzuimpercentage. Neem je die weken wel mee, dan overschat je het cijfer, zeker in een klein team van 15 medewerkers waar 1 zwangerschap zwaar weegt.

Deels hersteld verkeerd boeken. Werkt iemand na ziekte weer 50 procent, dan telt alleen het niet-gewerkte deel als verzuim. Wie zo'n medewerker volledig ziek laat staan, telt te veel uren.

Te korte periode nemen. Over 1 week kan het percentage door 1 zieke opeens 20 procent zijn, terwijl dat over 12 maanden verwaarloosbaar is. Reken over een periode die past bij het doel.

Een handmatige berekening in een spreadsheet is prima voor een team tot ongeveer 30 medewerkers. Groeit het bedrijf naar 100 of meer werkplekken, dan wordt het lastig om alle deeltijdfactoren en gedeeltelijke herstelmomenten met de hand bij te houden. Verzuimsoftware neemt die administratie dan over en verkleint de kans op telfouten.

Wat een gezond verzuimpercentage is per branche

Er bestaat geen absolute norm. Wat gezond is, verschilt per sector en hangt af van het soort werk, de leeftijdsopbouw en de fysieke belasting. Het landelijke gemiddelde schommelt de laatste jaren rond de 5 procent, met verschillen tussen bedrijfstakken.

Deze getallen zijn richtwaarden, geen doelen op zich. In een kantooromgeving met 40 medewerkers is 3 procent goed haalbaar, terwijl datzelfde percentage in een zorginstelling met fysiek zwaar werk juist opvallend laag zou zijn. Vergelijk je eigen cijfer daarom liever met vergelijkbare bedrijven dan met het landelijk gemiddelde.

Even belangrijk is de opbouw achter het percentage. Een bedrijf met 4 procent verzuim dat volledig bestaat uit 1 langdurig zieke medewerker heeft een ander vraagstuk dan een bedrijf met 4 procent verspreid over 20 korte ziekmeldingen. Het eerste vraagt om re-integratie, het tweede kan wijzen op werkdruk of onvrede. Kijk daarom ook naar de meldingsfrequentie, die gemiddeld rond de 1 keer per medewerker per jaar ligt.

Let ook op de trend over meerdere kwartalen. Een stijging van 3,5 procent naar 4,5 procent binnen 6 maanden zegt meer dan het absolute niveau. Achtergronden over het sturen op dit soort cijfers en de bredere bedrijfsvoering staan in de categorie ondernemen.

Veelgestelde vragen

Reken ik het verzuimpercentage in uren of in dagen?

Beide mag, zolang je teller en noemer in dezelfde eenheid uitdrukt. Rekenen in uren is preciezer bij deeltijdcontracten, omdat je dan direct met de werkelijke contracturen per persoon werkt en niet met een aanname van 8 uur per dag.

Telt zwangerschapsverlof mee in het verzuimpercentage?

Nee, verzuim wegens zwangerschap en bevalling valt onder de Ziektewet en blijft volgens de gangbare rekenwijze buiten het percentage. Meetellen zou het getal onterecht verhogen, vooral in kleine teams waar 1 verlof al zwaar doortikt.

Over welke periode kan ik het beste rekenen?

Voor een stabiel beeld is een kwartaal of 12 maanden geschikt. Een periode van 1 week is te kort, omdat 1 langdurig zieke het percentage dan naar bijvoorbeeld 20 procent kan duwen zonder dat dat iets over de structuur zegt.

Hoe ga ik om met een medewerker die gedeeltelijk hersteld werkt?

Alleen het niet-gewerkte deel telt als verzuim. Werkt iemand na ziekte weer 50 procent, dan boek je de helft van de contracturen als verzuimd en de andere helft als gewerkt.

Is 5 procent verzuim veel of weinig?

Dat hangt van de branche af. In de zakelijke dienstverlening ligt 5 procent aan de hoge kant, terwijl het in de zorg juist onder het gebruikelijke niveau kan liggen. Vergelijk daarom met bedrijven die op jouw sector en werksoort lijken.

*Dit artikel is bedoeld als algemene toelichting op het berekenen van het verzuimpercentage en houdt geen rekening met de specifieke situatie van jouw bedrijf. Laat je voor beslissingen over verzuimbeleid, kostenberekeningen of arbeidsrechtelijke kwesties bijstaan door een arbodienst, accountant of andere ter zake kundige adviseur.*