Office 365 voor het MKB: welk abonnement past bij jouw bedrijf?

Wat is Office 365 en hoe verhoudt het zich tot Microsoft 365?

De naam Office 365 wordt nog vaak gebruikt, maar Microsoft heeft de meeste zakelijke pakketten sinds 2020 hernoemd naar Microsoft 365. In de praktijk verwijzen beide namen naar dezelfde familie van abonnementen waarmee je toegang krijgt tot vertrouwde programma's als Word, Excel, Outlook en PowerPoint, aangevuld met clouddiensten zoals Exchange, SharePoint en Teams.

Het verschil zit vooral in de reikwijdte. Office 365 stond oorspronkelijk voor de kantoorapplicaties en e-mail. Microsoft 365 voegt daar beveiliging, apparaatbeheer en het besturingssysteem Windows aan toe in de duurdere pakketten. Voor een bedrijf met 20 medewerkers betekent dit dat je niet alleen software licentieert, maar ook nadenkt over toegangsbeheer en bescherming van gegevens.

Wie de achtergrond van deze producten breder wil verkennen, vindt op onze pillarpagina over Microsoft 365 een overzicht van de bouwstenen. In dit artikel richten we ons op de keuze tussen de abonnementen die specifiek voor het MKB zijn bedoeld.

De abonnementen voor het MKB op een rij

Voor bedrijven tot 300 medewerkers biedt Microsoft de Business-lijn aan. Daarboven schakel je over naar de Enterprise-pakketten. De Business-lijn kent drie hoofdvarianten die in oplopende mate functionaliteit bevatten, plus een instapoptie zonder desktopapps.

Het instappakket Business Basic geeft toegang tot de webversies van de Office-apps, e-mail met 50 gigabyte per postvak en 1 terabyte cloudopslag via OneDrive per gebruiker. Business Standard voegt daar de volledige desktopversies aan toe die je op maximaal 5 pc's of Macs installeert. Business Premium is het uitgebreidste pakket in deze lijn en bevat aanvullende beveiliging via Microsoft Defender en apparaatbeheer met Intune.

De variant Apps for Business bevat wel de desktopapplicaties, maar geen zakelijke e-mail via Exchange en geen Teams. Dat maakt dit pakket geschikt voor bedrijven die e-mail elders hebben ondergebracht. Een uitgebreidere bespreking van deze varianten staat in ons artikel over Microsoft 365 voor bedrijven.

Een belangrijke grens is het maximum van 300 gebruikers voor de hele Business-lijn. Zodra je bedrijf richting die grens groeit, wordt de overstap naar Enterprise relevant. De Enterprise-pakketten E3 en E5 kennen geen gebruikerslimiet en bieden extra mogelijkheden voor gegevensbescherming en naleving van regelgeving.

Welk abonnement past bij welke bedrijfsgrootte?

De juiste keuze hangt niet alleen af van het aantal werkplekken, maar ook van de aard van je werk. Toch geeft de bedrijfsgrootte een bruikbaar startpunt. Hieronder schetsen we drie profielen die aansluiten bij de doelgroep van 15 tot 250 werkplekken.

Kleine teams van 15 tot 40 medewerkers

Bij een team van bijvoorbeeld 20 medewerkers die vooral met documenten, e-mail en videovergaderingen werken, biedt Business Standard doorgaans de juiste balans. Je krijgt de volledige desktopapps en de samenwerkingsfuncties van Teams zonder de meerkosten van geavanceerd beveiligingsbeheer. Verwerk je gevoelige gegevens, dan is Business Premium het overwegen waard, ook al ligt de prijs per gebruiker ongeveer 60 procent hoger dan bij Standard.

Middelgrote bedrijven van 40 tot 150 medewerkers

Naarmate een organisatie groeit, neemt het belang van centraal beheer toe. Bij 100 medewerkers verspreid over meerdere locaties wordt het handmatig instellen van elk apparaat een tijdrovende klus. Business Premium met Intune stelt je in staat om beleid centraal uit te rollen, wat de beheerlast per apparaat merkbaar verlaagt. Bedrijven die met vertrouwelijke klantgegevens werken, wegen hier de extra beveiligingslaag zwaarder mee.

Grotere organisaties richting 250 werkplekken

Tegen de grens van 300 gebruikers loont het om de Enterprise-lijn te vergelijken met Business Premium. E3 biedt onbeperkte schaalbaarheid en uitgebreidere archiverings- en nalevingsfuncties. E5 gaat nog verder met geavanceerde analyse en telefonie. Voor een organisatie met 250 werkplekken kan het verschil in totale jaarkosten tussen Business Premium en E3 oplopen tot enkele tienduizenden euro's, dus een zorgvuldige afweging is hier op zijn plaats.

Wil je de afweging stap voor stap doorlopen, dan helpt ons artikel over het kiezen van een zakelijk Microsoft 365-abonnement je verder bij het scherpstellen van je eisen.

Kosten per gebruiker en verborgen kosten

De prijzen die Microsoft communiceert, gelden per gebruiker per maand bij een jaarverplichting. Voor het MKB betekent dit dat het bedrag per werkplek relatief laag oogt, maar over een heel bedrijf en een heel jaar oploopt. Ter illustratie: een indicatief tarief van 12,50 euro per gebruiker per maand komt bij 30 medewerkers neer op 375 euro per maand, oftewel 4.500 euro per jaar.

De onderstaande bedragen zijn indicatief en dienen als rekenvoorbeeld, niet als actuele prijslijst. Microsoft past tarieven periodiek aan en de definitieve prijs hangt af van je leverancier en contractvorm.

Naast het maandtarief zijn er kosten die niet altijd meteen zichtbaar zijn. Een jaarverplichting betekent dat je gedurende 12 maanden vastzit aan het aantal licenties dat je afneemt. Kies je voor een maandelijks opzegbaar contract, dan ligt het tarief doorgaans ongeveer 20 procent hoger. Ook migratie kost tijd: het overzetten van e-mail en bestanden voor een team van 50 medewerkers vraagt al gauw enkele weken voorbereiding en implementatie.

Verder loont het om te kijken naar functies die je dubbel betaalt. Beschik je al over een aparte back-upoplossing of een telefoniecontract, dan kan een deel van de meerwaarde van een duurder pakket wegvallen. Een vergelijking van wat elke licentie precies bevat, vind je in ons overzicht over licenties vergelijken. Zo voorkom je dat je voor 250 werkplekken betaalt voor mogelijkheden die je nergens inzet.

Reken ook op indirecte kosten. Het inwerken van medewerkers in nieuwe software kost gemiddeld enkele uren per persoon, en een halve dag training van 4 uur per team is niet ongebruikelijk. Bij een organisatie van 100 medewerkers telt die tijd op, ook al is het een eenmalige investering die zich later terugverdient.

Overstappen en opschalen: waar let je op?

Overstappen naar Office 365 of overschakelen tussen abonnementen vraagt planning. De techniek is grotendeels geautomatiseerd, maar de organisatorische kant bepaalt of de migratie soepel verloopt. Een realistische doorlooptijd voor een middelgroot bedrijf ligt tussen de 4 en 8 weken, afhankelijk van de complexiteit en het aantal systemen dat gekoppeld moet worden.

Van een ander systeem naar Office 365

Kom je van een lokale e-mailserver of een ander cloudpakket, dan is de eerste stap het inventariseren van je huidige gegevens. Hoeveel postvakken zijn er, hoeveel data staat er en welke gedeelde mappen moeten mee? Voor een bedrijf met 40 medewerkers en tientallen gigabytes aan e-mail is het verstandig de migratie buiten de drukste periodes te plannen, bijvoorbeeld in een rustige week met minder dan de gebruikelijke werkdruk.

Opschalen wanneer je bedrijf groeit

Binnen de Business-lijn is opschalen relatief eenvoudig: je voegt licenties toe of upgradet van Standard naar Premium zonder dat gegevens verloren gaan. Groei je voorbij de grens van 300 gebruikers, dan is een overstap naar Enterprise onvermijdelijk. Plan die transitie ruim van tevoren, want het aanpassen van beheerbeleid en beveiligingsinstellingen voor 250 of meer werkplekken vraagt zorgvuldigheid.

Let bij het opschalen ook op je contractmomenten. Voeg je halverwege een jaarverplichting extra licenties toe, dan lopen die vaak mee tot de gezamenlijke verlengdatum. Dat maakt de administratie overzichtelijker, maar betekent ook dat een tussentijdse aanpassing niet altijd direct in te plannen is. Meer achtergrond over dit soort keuzes en de bredere digitale inrichting van je bedrijf vind je in onze categorie technologie en digitalisering.

Tot slot: houd rekening met de menselijke kant. Ook een technisch vlekkeloze overstap valt of staat met de acceptatie door medewerkers. Communiceer minstens 2 weken van tevoren wat er verandert, wijs een aanspreekpunt aan en zorg dat vragen in de eerste maand na de migratie snel worden opgepakt. Dat verkleint de kans op frustratie en verloren productiviteit.

Veelgestelde vragen

Is Office 365 hetzelfde als Microsoft 365?

In de praktijk verwijzen beide namen naar dezelfde abonnementenfamilie. Microsoft heeft de zakelijke pakketten hernoemd naar Microsoft 365, waarbij de hogere varianten extra beveiliging en beheer bevatten. De naam Office 365 wordt nog gebruikt, maar bij het afsluiten van een nieuw abonnement kies je uit de Microsoft 365-pakketten.

Tot hoeveel medewerkers kan ik de Business-abonnementen gebruiken?

De Business-lijn is bedoeld voor organisaties tot 300 gebruikers. Voor een bedrijf met 250 werkplekken is Business Premium dus nog een geldige optie, maar naarmate je die grens nadert, loont het om de Enterprise-pakketten mee te wegen vanwege hun onbeperkte schaalbaarheid.

Kan ik tussentijds van abonnement wisselen?

Binnen de Business-lijn kun je upgraden van bijvoorbeeld Standard naar Premium zonder dat gegevens verloren gaan. Bij een jaarverplichting spelen wel de contractvoorwaarden mee, waardoor een wijziging soms pas ingaat op de verlengdatum. Een maandelijks contract biedt meer flexibiliteit, maar ligt ongeveer 20 procent hoger in prijs.

Hoeveel tijd kost een migratie naar Office 365?

Voor een middelgroot bedrijf ligt de doorlooptijd doorgaans tussen de 4 en 8 weken, inclusief inventarisatie, configuratie, datamigratie en nazorg. Het datavolume en het aantal gekoppelde systemen bepalen waar je binnen die bandbreedte uitkomt.

Heb ik Business Premium echt nodig of volstaat Standard?

Dat hangt af van je beveiligingseisen en de behoefte aan centraal apparaatbeheer. Werk je met gevoelige gegevens of beheer je veel apparaten, dan biedt Premium meerwaarde, ook al ligt de prijs per gebruiker ongeveer 60 procent hoger. Voor teams met eenvoudige samenwerkingsbehoeften volstaat Standard vaak.

Dit artikel is informatief van aard en vormt geen advies dat is toegesneden op jouw specifieke situatie. Prijzen, functies en voorwaarden veranderen na verloop van tijd. Laat je voor een definitieve keuze bijstaan door een adviseur die je bedrijf en behoeften kent.